Объяснительная записка: как написать грамотно

Объяснительная записка — служебный документ, который сотрудник подает руководителю для фиксации причин инцидента или нарушения трудовой дисциплины. Она помогает официально пояснить обстоятельства, избежать конфликтов и зафиксировать уважительные причины. Четкая структура и официально-деловой стиль гарантируют, что объяснения будут приняты и рассмотрены объективно.

Порядок подачи объяснительной записки определяется Локальным положением организации и Трудовым кодексом РФ (ст. 192–193 ТК РФ)

Цель документа: объяснить причины инцидента и продемонстрировать уважительное отношение к трудовой дисциплине.

Назначение:

• Официально зафиксировать «обстоятельства непреодолимой силы» или бытовые причины.
• Служить основанием для смягчения дисциплинарного взыскания или его отмены.
• Обосновать невозможность своевременного выполнения обязанностей.

Шапка документа

1. Адресат:
   – Должность руководителя (например, заместителя директора по персоналу)
   – Полное наименование организации или подразделения
2. Автор: ФИО сотрудника, должность, табельный номер
3. Дата и место: Город, число, месяц, год

Пример:

*Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
От сотрудника отдела продаж
Петрова А.А.
г. Москва, 15 марта 2025 г.

Основная часть

1. Краткое описание инцидента: дата, время, место.
2. Причины нарушения: подробно, но по факту — например, «по причине социальной напряженности на дороге произошло ДТП», «из-за резкого ухудшения самочувствия своевременно не добрался до офиса».
3. Меры, предпринятые для устранения последствий: коррекция отчета, переработка рабочего времени, предоставление справок.
4. Просьба: учесть уважительность причин и не применять строгие меры.

Пример: 10 марта 2025 г. в 08:15 я опоздал на работу по причине ДТП на МКАД. В результате задержался городской транспорт. По прибытии выполнил переработку в объеме 2 часов и предоставил справку из ГИБДД.

Примеры объяснительных для разных ситуаций

В этом разделе рассмотрим типичные случаи с примерами текста.

Объяснительная за опоздание

Ситуация: опоздание в офис более чем на 15 минут.

Пример: 12 марта 2025 г. я опоздал на работу на 35 минут по причине поломки личного автомобиля (документ подтверждается талоном СТО). По прибытии в офис я немедленно приступил к работе и до 18:00 выполнил ежедневный объем задач. Прошу считать причины уважительными и не применять взыскание.

Ключевые слова: как писать объяснительную за опоздание; объяснительная за опоздание на работу

Объяснительная за ошибку в отчете

Ситуация: неверные цифры в ежемесячном отчете.

Пример: 05 марта 2025 г. в отчете по продажам за февраль допущена ошибка в подсчете объемов продаж региональных филиалов. Причиной послужило некорректное объединение данных из разных таблиц. Для исправления ошибки мной подготовлен уточненный отчет и проведена сверка с бухгалтерией. В будущем буду использовать дополнительную проверку данных.

Объяснительная за прогул

Ситуация: отсутствие на рабочем месте без уважительной причины.

Пример: 20 февраля 2025 г. меня не было в офисе с 10:00 до 15:00 по причине резкого ухудшения здоровья ( подтвер­ждается справкой из поликлиники). Прошу считать данное отсутствие уважительным и не применять дисциплинарных взысканий.

Скачать шаблон объяснительной записки

Советы, как избежать наказания

1. Рекомендуется подать объяснительную в день инцидента или на следующий рабочий день: чем быстрее объясните ситуацию, тем лояльнее будет руководство.
2. Собирайте подтверждающие справки: медицинские, дорожные сервисы, ГИБДД.
3. Будьте честны и конкретны: преувеличения и ложные данные легко проверяются.
4. Предлагайте решение: переработать часы, исправить отчет, возместить ущерб.
5. Соблюдайте деловой стиль: без излишних эмоций и канцеляризмов.

Автор статьи:

Наталья Ивановна

Ведущий специалист в области бухгалтерского консалтинга

Читайте также

Как белорусу стать самозанятым в Смоленске 13 Сен 2022

Открытие счета для ИП 12 Сен 2016

Максимальная пенсия в России в 2025 году: сколько нужно зарабатывать, чтобы ее получить 10 Апр 2025

Земельные споры — понятие, классификация, способы решения 04 Июн 2021