Бухгалтерский аутсорсинг или специалист в штате — что лучше?

Вы зарегистрировали компанию? Не забывайте про необходимость оплаты налогов и сдачи отчетности. Но, как правильно вести учет: взять бухгалтера в штат, воспользоваться аутсорсингом или нанять приходящего специалиста? Давайте разбираться.

Штатный сотрудник требует высоких затрат: оплаты зарплаты, покупки техники для работы и специального ПО – список получается значительный. Такой вариант подходит компаниям, которые готовы не просто загрузить специалиста ежедневной работой, но и нести любые расходы. Основное преимущество данного варианта в том, что специалист всегда на месте, поэтому руководитель быстро получает рекомендации и необходимые документы.

Приходящий человек оказывает свои услуги в соответствии с договором, стоимость его работы гораздо ниже, чем у предыдущего варианта. Такой вариант выбирают начинающие предприниматели.

Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг? Поговорим дальше.

Когда необходима организация аутсорсинга бухгалтерских услуг?

Данная услуга актуальна в следующих ситуациях:

• Бухгалтер неожиданно уволился, а отчетность сдавать надо.
• По вине штатного специалиста компания получила штрафы.
• Сотрудник оказался мошенником.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Выбор зависит от наличия финансов и особенностей деятельности:

• Полный аутсорсинг. Разновидность «все включено»: ведение учета, подсчет заработной платы, сбор первичной документации, перевод платежей, сдача отчетов. Список может корректироваться в зависимости от потребностей конкретной организации.
• Частичный аутсорсинг. Главбух передает часть своих обязанностей: вычисление зарплаты, арендные платежки, обработку первичной документации и пр.
• Ведение учета от лица главбуха. Данный вид актуален, если в штате будут закрываться простые функции, а управление учетными процессами и детальную формализацию работы необходимо передать более квалифицированному сотруднику.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

1. Экономия на зарплате. Стоимость штатного персонала – не только з/п, но и НДФЛ, отпускные, необходимые отчисления в гос.органы, канцелярские расходы, оплата ПО, техники и пр. В итоге вы экономите от 60%.
2. Сотрудничество с квалифицированным и узкоспециализированным специалистом. Компания на удаленке предоставляет специалистов в любой отрасли.
3. Выполнение задач по требованию. Обязательно устанавливаются дедлайны для выполнения каждой конкретной работы.
4. Ответственность бухгалтерского аутсорсинга. Компания, с которой вы подпишите договор, будет нести ответственность за свои ошибки, оплачивая штрафы, полученные по вине ее сотрудников.
5. Абсолютная конфиденциальность. Подрядчик не заинтересован в нарушениях договора, так как это приведет к разбирательству в суде.
6. Низкие риски простоев. Вам не придется ставить работу на паузу: если закрепленный за вами сотрудник уйдет в отпуск или уволится, вашу работу передадут человеку аналогичной специализации.

Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг: этапы

Этап 1. Заключается договор.

Обязательно прописываются перечень и стоимость оказанных услуг, финансовая ответственность, список необходимых документов и сроки их передачи, распределение обязанностей, доступ к базе данных, гарантии конфиденциальности и пр.

Кроме этого, в договоре указывается ответственность заказчика. К примеру, если вы вовремя не отправите документацию, прикрепленный за вами бухгалтер не будет отвечать за полученные из-за этого штрафы.

Этап 2. Особенности сотрудничества.

Основное требование к заказчику – своевременная передача документов. В некоторых случаях не требуются оригиналы, достаточно отсканированных копий.

Этап 3. Расторжение договора.

Вне зависимости от причины прекращения сотрудничества заказчику необходимо получить базу данных, чтобы выполнить требования закона о непрерывности бухгалтерского учета с даты регистрации организации. Кроме этого, самостоятельно запросите сверку расчетов (указывает на отсутствие долгов) и заберите документы, которые были у аутсорсера.

Риски аутсорсинга бухгалтерских услуг: как избежать?

• Контролируйте работу. Как вариант, используйте единый сервис, чтобы видеть результаты и получать отчеты.
• Выбирайте проверенных бухгалтеров. Читайте отзывы, учитывайте рекомендации знакомых.
• Тщательно изучайте договор. Обязательно проверьте наличие пунктов, которые касаются ответственности, конфиденциальности и пр.
• Установите удобную передачу первичной документации. Как правило, для этого используется специальный бухгалтерский сервис.

Критерии выбора бухгалтера-аутсорсера

Учитывайте не только стоимость услуг компании, но и следующие пункты:

• Длительность работы компании — ее сотрудники являются опытными специалистами.
• Раскрытие для клиента четкого алгоритма работы. Попросите показать, как осуществляется контроль качества, гарантируется безопасность, передаются отчеты клиентам и пр.
• Финансовая ответственность. Так вы получите гарантии, что прикрепленный сотрудник будет нести ответственность за неправильно составленные отчеты и иные ошибки.
• Наличие рекомендаций. Попросите отзывы клиентов (важно, чтобы они были подготовлены на фирменных бланках и подтверждены подписью).

Выводы

Если вы только начинаете заниматься предпринимательской деятельностью, логично изучать рынок бухгалтерского аутсорсинга. У такого бизнеса небольшие обороты, значит, специалисту не придется вовлекаться в процесс с утра до вечера.

Тем не менее, перед тем, как заказать услугу, учитывайте ее специфику:

• Вы получаете конкретную услугу, а не сотрудника.
• Аутсорсинговые компании выполняют обязательства, указанные в договоре. Дополнительные услуги необходимо оплачивать отдельно.
• Прикрепленный к вам бухгалтер несет ответственность за любые ошибки, допущенные по его вине.
• Вы получите гарантию бесперебойной работы.
• Плюс аутсорсинга очевиден – не нужно держать высококвалифицированного бухгалтера в штате, но получать его услуги по цене в несколько раз ниже.

Руководитель должен сам определить, насколько ему выгодно выбрать передачу бухгалтерской работы на аутсорсинг или нанять штатного сотрудника.